Reporty, grafy

Po roce stráveném nad Salesforce jsem dospěla k nové výzvě. Tou je absolvování Salesforce certifikace pro adminy. Takže sem se pustila do opakování problematiky. Dávat si pozor na slovíčkaření, na terminologii, naučit se čísla...

Zopakuji si trochu reporty.

Úkol 1: report zobrazující rozdělení zákazníků dle oborové segmentace; v tomto případě je podstatné pole Industry.

Obr. část reportu v novém UI - Lightning Experience

Obr. grafické znázornění reportu v Lightning Experience

Upravím si grafický vzhled reportu, vyberu si Donut chart.

Obr. Donut chart

Úkol 2: Report zobrazující otevřené příležitosti, setříděné podle jednotlivého obchodního zástupce, s uvedením celkové sumy příležitosti u každého obchodníka.

Obr. conditional highlighting

Chci si vyzkoušet volbu Conditional Highlightnig.

Obr. úprava podmínek pro barevné zvýraznění

Jako kritérium pro Conditional Highlighting zvolím Sum of Amount, jako hraniční body zvolím objem částky 10,000,000 a 20,000,000. Mohu si pro barevné označení vybrat barvu dle výběru. Zde je podstatné si říci, že conditional highlighting mohu použít jen pro sumarizovaná pole, custom sumarizovaná pole.

Obr. zobrazení části reportu s barevným zvýrazněním

Závěrem si ještě porovnám otevřené příležitosti dle obchodníků v koláčovém grafu.

Obr. koláčový graf.

Emailová šablona

Dnes odlehčené téma. Pozvu si pár přátel na oslavu narozenin.

Připravím si emailovou šablonu s vtipnými obrázky. Opět využiji balíček Graphic Pack, který je zdarma ke stažení na AppExchange.

Postup:

Setup – Communication Templates – Email Templates – New Template – Custom...

Připravím si šablonu s textem, odkazem na obrázky z Graphic Packu, umístím odkaz na webové stránky, kam se půjdu pobavit, použiji pole na výpočet termínu oslavy.

Zvolím Preview.

Odešlu kamarádům a můžu se těšit na narozeninovou oslavuJ

Hezký den všem.

Import Dat - úprava vstupních dat, mapování polí, Data Import Wizard

Zadání: mám excelovský soubor s kontakty. Jsou zde uvedeny firmy a kontaktní osoby. Potřebuji tato data naimportovat do Salesforce.

Zde si názorně ukážeme, jak upravit vstupní data, aby import byl úspěšný.

Obr. vstupní data

Letmým pohledem je patrné:

1) Jméno, příjmení, titul – chaoticky řazené. Někdy titul před jménem, jinde za jménem. Křestní jméno a příjmení v opačném pořadí, jinde chybí křestní jméno. Pro potřebné úpravy je vhodné použít standardních excelovských funkcí.

2) Telefon: někde telefonní spojení uvedeno není, někde jsou telefonní čísla dvě. Při importu by to mohlo činit problémy. Rozdělíme tento sloupec na sloupce 2: Mobile a Phone.

Zároveň provedeme mapování polí. Tzn. že sjednotíme terminologii v excelovském souboru s vhodnými názvy polí v našem Salesforce prostředí.

Obr. upravený soubor připravený k importu

Upravený soubor uložíme ve formátu csv.

Pro import dat Accountů a Kontaktů můžeme použít Data Import Wizard.

Obr. průvodce Data Import Wizardem

Závěrem ověřím správnost naimportovaných dat. Můžu použít report, ověřit kartu Accountu, kartu Kontaktu, vytvořit si vlastní View. 

Obr. přehled kontaktů

DataLoader.io

K otestování DataLoaderu.io mě přiměl následující problém. Potřebovala jsem naimportovat do Group Edice Accounty, Kontakty, Úkoly a Události.

Accounty, Kontakty se podaří bez problému naimportovat Import Wizardem. Pak nastává otázka, jak naimportovat Tasky a Eventy. Narážíme zde na limit Group edice, kdy nelze použít Data Loader. 

Data Loader.io nabízí alternativní řešení importu pro všechny Salesforce edice od edice Group výše.

Dále se nabízí možnost vyzkoušet i jiné aplikace vhodné pro GE, např. Excel Connector, Simple Import Free, Import 2 (což je placená verze).

Před několika lety byla možnost pro nové zákazníky GE zajistit si časově omezený přístup do API pro počáteční import dat. Jaký je aktuální stav nevím, věřila bych tomu, že se i nadále dá kontaktovat Váš Account manager.

Já jsem se rozhodla otestovat DataImport.io. Přiznávám, netestovala jsem to v prostředí GE, nýbrž v Developer Edici.

Po přihlášení do http://dataloader.io/ mi přišla do e-mailu chybová hláška: The configuration was unsuccessful because the Force.com Canvas connected application was not a personal-enabled Canvas app. Co s tím? Nepotřebuji s tím dělat nic, hlášku ignoruji.

DataLoader.io nabízí k importu standardní i custom objekty. Chová se jako standardní DataLoader. Nabízí i shodné operace – insert, upsert (insert new and update existing), update.

Vyzkoušela jsem si možnost naimportovat Accounty. Sice to pro zadání práce nepotřebuji, ale jsem zvědavá a chci si otestovat Upsert – chci importovat 3 nové Accounty a 1 stávající chci upravit. V Accountu jsem si založila custom pole: Externí ID (zde budu zaznamenávat ID z původní databáze).

Obr. Obrazovka DataLoader.io - Import Accounts - Upsert

Po pár sekundách se import podařil. Vše prošlo v pořádku. Vzhledem k tomu, že jsem importovala malý soubor, přišlo mi to poněkud pomalejší. Na druhou stranu je to neplacená verze. Samozřejmě, jsou i verze vyšší, placené.

Obr. Naimportované Accounty v Salesforce

Následně naimportuji Kontakty, přiřadím je Accountům. Pro zjednodušení mi stačí naimportovat jméno a příjmení. Opět použiji Contact externí ID, tzn. nejprve si založím na Kontaktu pole na Externí ID. Proč to dělám? Potřebuji následně naimportovat a správně přiřadit Tasky a Eventy, kontrola se hodí. Tato pole následně po dokončení importu v detailu Kontaktu skryji.

Obr. výsledek reportu, výpis kontaktu přiřazenému k Accountu

Jsem zvědavá na import Tasků (úkolů). Jak si s tím DataLoader.io poradí? Ano, se souborem si musím pohrát, upravit a naformátovat jednotlivá pole.

Obr. výpis z karty Kontaktu -  úkoly

Jak je vidět z karty Kontaktu, seznam úkolů, podrobnosti se podařilo úspěšně naimportovat. 

DataLoader.io. nabízí i přehled, historii importu.

Obr. historie importu v DataLoader.io

Data do Group Edice se tímto způsobem naimportovat dají. Samozřejmě, je to otázka času. Import v řádu stovek záznamů nebudete mít hotov za 2 hodiny.