Začátkem roku je vhodné provést restart formátu
automatického čísla.
Například: můžeme mít vlastní objekt – třeba objednávky,
smlouvy. Chceme, aby záznam byl ve formátu yyyynnnn. (yyyy – rok, nnnn –
čtyřmístná řada). Pro tyto účely využijeme automatické číslo, které bude
generovat pořadí.
Pozor na začátek roku, kdy chceme číslovat znovu od
pořadového čísla jedna, např. 20170001.
Postup:
- na administrátorské úrovni změníme pole Typ dat z automatického čísla na text. Uložíme.
2. v dalším kroku znovu zvolíme Upravit u Typu
dat – z textu na automatické číslo. Objeví se nám tolik žádaná možnost
nastavení formátu automatického čísla – viz. obrázek
Dosadíme do pole Počáteční číslo hodnotu 0001.
A máme hotovo.
Může se stát, že administrátor nestihl začátkem roku
nastavit automatický formát od jedničky. Co dělat v takovém případě? Jak opravit
již dříve vytvořená čísla smluv?
Postup:
- Vytvoříme report – vyreportujeme ID záznamu a hodnoty automatického čísla. Vyexportujeme do Excelu.
- V Excelu opravíme čísla smlouvy podle potřeby – např. 20170001, 20170002 ... Uložíme jako csv.
- Opět v Salesforce změníme typ dat – na text.
- Použijeme DataLoader, zvolíme update, namapujeme pole. Protože jsme změnili typ dat na text, DataLoader nám umožní textové pole upravit.
- Update byl úspěšný, máme opraveny záznamy dle potřeby.
- Znovu nastavíme typ dat – na automatické číslo – pozor: nastavíme zde počáteční hodnotu vyšší o jedna. Tzn. např. 0003.
- Nezapomeneme si zaznamenat úkol na příští rok - zretovat formát automatického čísla.
Žádné komentáře:
Okomentovat